„Efektivní týmová komunikace je jedním z hlavních elementů projektového managementu – představuje kritické pojítko mezi lidmi, myšlenkami a informacemi a je klíčovou podmínkou týmové spolupráce a hybnou silou postupu každého projektu.“[1]
Projektový tým je skupina osob sestavená na určitou dobu z důvodu dosažení projektového cíle ve stanoveném termínu. Tým má přesně vymezené pravomoci a stanoveno finanční omezení. Volba projektového týmu je jedním z nejdůležitějších předpokladů pro úspěšnou realizaci projektu. Jednotliví členové týmu představují základní prvky každého projektu. Členové týmu mohou mít různou profesi a mohou se setkat poprvé při zahájení projektu. Pro zdárný průběh projektu je nutné, aby spolu členové týmu dokázali efektivně komunikovat a spolupracovat.
V projektovém týmu jsou:
I) vedoucí projektu (manažer projektu), který má následující povinnosti:
- zodpovídá za plánování, řízení a kontrolu projektu (zdárný průběh a dokončení jednotlivých etap projektu včas, při dodržení rozpočtu a standardů kvality),
- vede projektový tým,
- informuje o postupu projektu a o případných problémech,
- zodpovídá za každodenní řízení.
Jeho úkolem je:
- s týmem projekt zahájit, upřesnit jeho rozsah stanovit postup projektu (tj. síť na sebe navazujících činností),
- odhadnout pracnost jednotlivých činností,
- nárokovat zdroje k zajištění úspěšného provedení projektu,
- vytvořit časový harmonogram projektu,
- přidělovat úkoly jednotlivým členům týmu,
- sledovat jejich plnění v čase a zajišťovat v průběhu projektu kvalitu vytvářených klíčových produktů.
Manažer projektu představuje „klíčovou“ osobou projektového managementu, protože je součástí všech projektových aktivit. Na manažerovi a jeho talentu závisí značná část úspěchu projektu. Manažera projektu je možno označit jako plánovače, organizátora, kontrolora, koordinátora a vyjednavače projektových prací, který řídí pracovníky projektového týmu.[2] Projektoví manažeři mohou být:
▫ specialisty v dané problematice - v průběhu projektu uplatňují hlavně odborné dovednosti, obvykle ale tito odborníci nedisponují ostatními požadavky vyplývajícími z manažerských povinností.
▫ specialisty projektového managementu – tzn., že jsou odborníky na:
- plánování,
- organizování,
- kontrolování,
- koordinaci,
- personalistiku
- a vyjednávání projektových prací.
Manažer projektu musí vyjednávat, sjednávat a dojednávat s cílem zabezpečení toho, co od ostatních potřebuje k dosažení stanovených cílů.[3] Cíl (cíle) musí být stanoven přesně, cíl (výsledek, výstup) musí být měřitelný (kvantitativní i kvalitativní parametry), dosažitelný, realistický a časově omezený (SMART = Specific/přesný; Measurable/měřitelný; Attainable/dosažitelný; Realistic/realistický a Time-limited/časově omezený).
Splnění cílů projektu a projektového manažera lze hodnotit pouze tehdy, kdy jsou cíle jasně definované, měřitelné a dosažitelné za daných podmínek. Hlavním cílem projektového manažera je zajistit, aby byl projekt úspěšný, je tedy zodpovědný za projekt v těchto oblastech:
▫ integrace,
▫ rozsah projektu,
▫ časový vývoj,
▫ náklady,
▫ lidské zdroje,
▫ komunikace,
▫ rizika,
▫ kvalita,
▫ dodavatelé.
Pro dosažení stanovených cílů musí mít manažer projektu následující pravomoce i kompetence:
▫ jmenovat, odvolat členy týmu,
▫ řídit aktivity týmu,
▫ podílet se na přípravě smlouvy o projektu,
▫ komunikovat s liniovými manažery,
▫ řídit rozpočet projektu,
▫ kontrolovat aktivity, které ovlivňují čas, náklady a rozsah projektu,
▫ pověřit členy týmu odpovědnostmi a oprávněními,
▫ předkládat návrhy na změny.
Manažer je při výkonu funkce nucen vyjednávat a komunikovat s tzv. zájmovými skupinami projektu. V případě, že se jedná o komunikaci směrem dolů, znamená to, že musí aplikovat manažerskou sílu a autoritu. Manažer projektu může dle Svozilové prosadit své požadavky následovně:
a) formálně přidělenými zdroji síly tj.:
- moc z titulu pozice,
- moc z titulu odměňovat,
- moc z titulu ukládat pokuty.
b) neformálními zdroji síly, a to buď
- z titulu síly experta,
- z titulu společenského uznání (Referent Power).
Komunikace směrem nahoru neobsahuje rozhodování ani vydávání pokynů tzn., že nevyžaduje užití formální autority.
II) člen projektového týmu a jeho úkoly
- spolupodílí se na tvorbě postupu, harmonogramu a dalších plánovacích aktivitách svého projektu,
- plní přiřazené úkoly ve stanovených termínech a kvalitě,
- provádí nenaplánované či mimořádné činnosti,
- zodpovídá se vedoucímu svého projektu.
Každý člověk má předpoklady pro různé týmové role, tj. v určitých situacích přijímá typické role chování a přístupy k řešení problémů a plnění úkolů. V ideálním případě by měly být obsazeny všechny role. Jeden člen může zastávat více rolí v závislosti na situaci, ve které se tým nachází. V týmech může nastat „synergický efekt“ tzn., jednotliví členové se navzájem doplňují svými vlastnostmi a typem chování. Vedoucí týmu musí být schopen vyhodnotit týmové dovednosti a umět si poradit se slabými stránkami jednotlivců.
Dle Belbina[4] je každý člen projektového týmu jiný tzn., osoby se stejnými schopnostmi se mohou chovat odlišně. Na základě svého výzkumu určil devět týmových rolí. [5]
|
Název role
|
Popis role a jejího přínosu k práci celého týmu.
|
Přípustné slabé stánky
|
|
Inovátor
|
Tvůrčí, nápaditý a nekonvenční. Řeší obtížné problémy.
|
Nezabývá se detaily. Je zaujatý svými úkoly, někdy není schopen efektivní komunikace.
|
…
