Popis rizik a opatření k jejich minimalizaci v projektu

3.66 Popis rizik a opatření k jejich minimalizaci v projektu

Mgr. Petr Burda

Úvod

Cílem toho článku je popis rizik spojených s realizací projektu, odhad pravděpodobnosti jejich výskytu (na škále: nízká – střední – vysoká), odhad velikosti jejich potenciálního dopadu na realizaci projektu (rovněž na škále: nízká –střední – vysoká), vyhodnocení závažnosti jednotlivých rizik (na základě uvedených hodnot pravděpodobnosti a dopadu) a popis opatření k minimalizaci nebo úplné eliminaci těchto rizik.

Realizace každého projektu s sebou nese potenciální i reálná rizika. Riziko je jednou z charakteristik projektu, nelze se mu nikdy stoprocentně vyhnout, ale lze jej účinně eliminovat a předcházet mu. Při přípravě projektové žádosti je nezbytné předem stanovit všechna potenciální a reálná rizika, které se v průběhu implementace každého projektu mohou vyskytnout a popsat opatření vedoucí k jejich řešení.

Vzhledem k tomu, že popis rizik je povinnou součástí každého projektu financovaného ze strukturálních fondů a hodnotitelé projektů vždy pečlivě sledují skladbu a kvalitu popisu rizik projektu, může kvalita zpracování této části velmi často rozhodnout o tom, jestli bude Vaše žádost úspěšná a zda Váš projekt získá finanční podporu.

Při přípravě článku bylo vyházeno z úspěšného návrhu projektu financovaného z operačního programu Zaměstnanost (OPZ) zaměřeného na hazardní hry, popis lze univerzálně využít pro všechny typy projektů a 

žadatelů.

Definice rizika

V rámci projektového managementu se v jednotlivých fázích setkáváme s problémem rizika. Management rizik (řízení rizik) představuje proces zjištění, kontroly, eliminace a minimalizace nejistých událostí, které mohou ovlivnit projekt. Kromě analýzy rizik řízení rizik zahrnuje:

• výběr protiopatření,

• analýzu nákladů/přínosů,

• implementaci protiopatření,

• testování (komplexní prověřování) protiopatření.

Řízení rizik je rozhodovací proces, v rámci kterého řídící subjekt přijímá opatření k zamezení negativního působení existujících i budoucích rizikových faktorů. Současně jsou navrhovány postupy, které přispívají k omezení účinků nežádoucích vlivů. Problémovou fází řízení rizik představuje výběr optimálního řešení. V první fázi je zapotřebí stanovit úroveň rizik, dále je nutné vyhodnotit ekonomické náklady a ekonomické přínosy jednotlivých způsobů řešení vedoucích ke snížení rizika (viz např. metoda CBA - Cost-Benefit Analysis). Dalším krokem je provedení analýzy důsledků jednotlivých řešení na samotný projekt a „okolí”. Po vyhodnocení se rozhoduje o realizaci opatření zajišťujících snížení rizika případně rozhodnutí o sledování rizika. Při managementu řízení rizika je využíván tzv. princip zpětné vazby (tj. reaktivní strategie – firma je řízena událostmi a hodnocením přítomné situace, tzn. přizpůsobení se) nebo predikační vazby (proaktivní strategie). V současnosti je preferován druhý způsob řízení, kdy je řídící subjekt dokonale seznámen s možným nebezpečím a má co nejúplnější informace o možném průběhu rizik. V praxi platí, nekomplexní informace ale k dispozici nejsou, zvláště pak informace o budoucím vlivu a významu jednotlivých faktorů, které na systém působí.

Finálním výsledkem každé etapy řízení rizika je nalezení množiny řešení. Vysoká - nepřijatelná úroveň rizika vyžaduje zastavení probíhajícího procesu a přijetí opatření na snížení rizika. Pokud je riziko přijatelné, ale nikoliv bezvýznamné vypracuje se plán preventivních opatření s cílem redukovat rizika.

Pro ostatní rizika, která nelze protiopatřeními efektivně snížit, jsou zpracovány tzv. krizové plány.

Účinné řízení rizik je možné pouze tehdy, kdy:

• je jasně definována strategie subjektu vzhledem k jeho hlavním cílům, a to včetně rizikové strategie,

• funguje komplexní proces řízení rizik (k tomu je zapotřebí vhodný informační systém),

• management si je vědom rizik a klade na řízení rizik důraz, jsou určeny osoby odpovědné za řízení rizik,

• se předpokládá schopnost dále se rozvíjet a přizpůsobovat novým výzvám rizik.

Při procesu řízení rizik je zapotřebí realizovat následující činnosti:

• analýza monitorování, vyhodnocování rizik jak vnitřních tak vnějších – formulace závěrů a doporučení

• definice cílů v oblasti snižování rizik (např. minimalizace nákladů)

• zavedení nejlepší metody snižování rizik (např. diverzifikace dodavatelů), je zapotřebí upozornit na skutečnost, že konkrétní použití metod snižování rizika s sebou může přinést nová rizika.

Základní klasifikace rizik je na rizika objektivní, jež nezávisí na činnosti podniku, vůli jeho zaměstnanců a vlastníků (změny na makro úrovni, přírodní katastrofy, politické změny) a subjektivní rizika, která závisí na aktivitách podniku, zaměstnanců či vlastníků (nedbalost, nedostatečná kvalifikace, neschopnost adaptace. Jiné členění rizik je dle činností podniku:

• riziko provozní – stávky, havárie,

• riziko tržní – odbytové problémy, pohyby devizových kurzů,

• riziko inovační – nové technologie, výrobky,

• riziko investiční,

• riziko finanční – spojeno s dluhovým financováním,

• aj.

Někteří autoři při klasifikaci rizik zdůrazňují místo vzniku, zdroj rizik, předvídatelnost rizik, stupeň kontrolovatelnosti a možnosti jejich odvrácení, např. Svozilová uvádí následující klasifikaci rizik:

• rizika externí nepředvídatelná – zahrnují mj. státní regulace (změny daní, zrušení dotačních titulů apod.), přírodní katastrofy, vliv životního prostředí (analýza dopadu externalit a to především záporných), politické výkyvy, selhání základních předpokladů realizace projektu (vyčerpání zdrojů, změny financování, nespolehlivost dodavatelů apod.).

• rizika externí předvídatelná – tržní rizika, inflace, výkyvy v kurzu, sociální vlivy apod.

• interní rizika netechnického rázu (lze je kontrolovat) – přečerpání nákladů, časové zpoždění, nedostatek likvidních prostředků aj.

• interní rizika technického rázu (lze kontrolovat) – rozsah projektu, technologické změny, výkonnost aj.

• legislativní rizika – zahájení soudních řízení, podmínky smluv, změny v licencích apod.

Popis rizik, projektová žádost

Níže uvádíme podrobnější popis jednotlivých druhů rizik a způsoby jejich předcházení a eliminace v jednotné struktuře.

1) Personální změny

• Popis rizika : Personální riziko je spojeno s výměnou člena/ů realizačního týmu v průběhu projektu. Mohlo by vést k narušení kontinuity aktivit, ohrožení dodržení harmonogramu nebo ztrátě části potřebných kontextuálních znalostí.

• Pravděpodobnost výskytu : vysoká

• Potenciální dopad : střední

• Hodnocení závažnosti rizika : Vzhledem k délce trvání projektu v délce 54 měsíců (4,5 roku) je toto riziko, potenciálně ohrožující plynulou přípravu a realizaci aktivit, středně vysoké.

• Zajištění rizika : Riziko bude zcela eliminováno důrazem na vzájemnou zastupitelnost jednotlivých pracovníků, přesnou operativní evidenci, zápisy a archivaci dokumentace. Projektová dokumentace je vedena v předem dané struktuře, čímž usnadňuje rychlou orientaci pro nového člena realizačního týmu.

2) Nedostatek personálních kapacit

• Popis rizika: Pracovní vytížení členů realizačního týmu z řad kmenových zaměstnanců běžnou agendou by mohlo omezit jejich kapacity věnovat se realizaci projektových aktivit a výstupů. Vedlo by nejen ke zpoždění v časovém harmonogramu realizace projektu (viz níže), ale zejména by ohrozilo kvalitu nebo samotné zpracování jednotlivých výstupů.

• Pravděpodobnost výskytu: střední

• Potenciální dopad: vysoký

• Hodnocení závažnosti rizika: S ohledem na rozsah projektu a vzájemnou provázanost jednotlivých výstupů je toto riziko hodnoceno jako středně vysoké.

• Zajištění rizika : Za účelem minimalizace tohoto rizika je v projektu u…