Krok č. 1: Začínáme s projektem, aneb jak správně
vytvořit plán projektu
Ať
už máte představu o projektovém návrhu nebo teprve začínáte o jeho realizaci
uvažovat, doporučuji Vám se seznámit s následujícími pravidly, která Vám
pomohou projektový záměr lépe definovat. Plánování projektu je souborem
činností zaměřených na vytvoření plánu cesty k dosažení cílů
projektu prostřednictvím směrovaného pracovního úsilí a s využitím
disponibilních zdrojů. Aktivity spojené s plánováním projektu často začínají již
v období zahájení a iniciace projektu, kdy je nutno stanovit realistické předpoklady
časového plánu, potřeby realizačních zdrojů a odhad rozpočtu a posouzení
projektových rizik. Protože projekt představuje většinou nemalé investice,
je nutné plánu projektu věnovat dostatečnou pozornost! Dobré plánování je pro úspěšné dokončení projektu nezbytné, neboť
nabízí jak efektivní prostředek řízení a delegování pravomocí tak efektivní
prostředek vlastní komunikace. Během plánovacího procesu je nutno zajišťovat předpoklady
nutné pro průchodnost projektu, např. dostupnost lidí, financí a jiných zdrojů.
Je nutné specifikovat i možná rizika jako např. zpoždění subdodávek apod. Tyto
faktory musí být do plánů zahrnuty, aby plán co nejvěrněji odrážel skutečnost.
Bylo by nepraktické, aby jeden celkový plán zahrnoval vše od rozsahu projektu přes
specifikace zdrojů, vývojových přístupů až po definici toho, co bude dělat např.
konkrétní projektový manažer v konkrétní kalendářní den. Je tedy nutné vytvořit
určitou strukturu plánů. Aby bylo možné vytvořit strukturu plánů poskytující
relevantní informace všem prvkům organizační struktury projektu, je nutné co
nejpřesněji definovat funkce a zodpovědnost každé osoby zúčastněné na projektu.
Velmi důležité je kontrolovat, zda práce, která byla naplánována, byla také
vykonána. Pokud tomu tak je, zůstává plán efektivní bází pro sledování a další
směrování postupu prací. Pokud tomu tak není, ztrácí se kontrola nad postupem a
úsilí věnované řízení projektových aktivit je promarněno do doby, dokud není
vypracován nový plán. Jakkoliv je plánování, řízení a zajišťování kvality
efektivní, nikdy se nelze úplně vyhnout změnám plánů. Různé nepředvídatelné
okolnosti mohou ovlivnit tempo postupu projektu nebo požadavky na výsledný
produkt. V každém případě je vhodné odhalit takové okolnosti co nejdříve a
podle nich plány upravit.
Plánování
pak není nic jiného, než postupná odpověď na správně položené otázky. Tyto
otázky i jejich pořadí (které je rovněž důležité) lze popsat takto:
Nejprve musíme zcela přesně naplánovat, CO se má udělat. Je třeba jasně a jednoznačně zformulovat, co bude existovat po
ukončení projektu, po případě, které činnosti budou vykonány. S těmi činnostmi
však pozor! Nenechte se unést popisem toho, jak cílů dosáhnete, dokud nemáte
jasně určeno, co ty cíle jsou. Důležitým krokem v této fázi rozhodování je
správně nastavit cíle projektu, které jsou poté lehce kontrolovatelné. Pokud je
nastavíme správně, můžeme po ukončení projektu říct, zda-li jsme jich dosáhli, či
nikoli. Každý projekt má jeden hlavní cíl a dále další specifické cíle, které
nejsou omezeny počtem. Cíle představují slovní popis účelu, jehož má být prostřednictvím
realizace projektu dosaženo. Obvykle se jedná o hierarchickou strukturu
definovaných stavů, podmínek a vlastností popisující budoucí výsledek projektu.
Cíl
projektu = nová hodnota, předmět, služba nebo jejich kombinace, která je
výsledkem projektu a je reprezentována popisem určitého stavu, jenž má v
budoucnosti existovat.
Vytvoření
vhodných podmínek pro realizaci projektu ve fázi formulace jeho cílů lze
ovlivnit pomocí techniky SMART:
S (Specific) - cíle mají být specifické a konkrétní;
M (Maesurable) - mají být opatřeny měřitelnými parametry, podle
nichž lze rozpoznat, zda bylo cíle dosaženo;
A (Assignable) - cíle mají být přidělitelné jedinému subjektu s
odpovědností a autoritou k výkonu rozhodnutí;
R (Realistic) - cíle mají být dosažitelné s použitím disponibilních
zdrojů a…
