3.28 Závěrečná monitorovací zpáva projektu – popis klíčových aktivit
Mgr. Petr Burda
Úvod
V minulých příspěvcích byl kladen důraz na první fázi projektového cyklu a to na zpracování projektových žádostí. Tentokrát se zaměříme na neméně důležitou část související se zdárným ukončením projektu a to na závěrečnou monitorovací zprávu. Právě na kvalitě a zpracování závěrečné monitorovací zprávy velmi často závisí proplacení posledních zálohových plateb a úspěšně zakončení projektu jako takového. Naopak jakékoliv odchylky od původního záměru, nesplnění monitorovacích indikátorů, špatně či nepřesně popsané činnosti realizačního týmu, nesoulad ve výkazech práce a v čerpání finančních prostředků velmi často vedou ke krácení dotace a mohou znamenat problémy s ukončením projektu.
Proto je nezbytné a naprosto prioritní, aby závěrečná monitorovací zpráva velmi precizně popsala realizované projektové činnosti a finanční výdaje na tyto činnosti v souvislosti s původním schváleným plánem projektu. Je třeba také rovněž popsat případné odchylky od stanoveného plánu a vysvětlit důvody veškerých změn v projektu, ať již finančních nebo obsahových.
V následném textu a příštích příspěvcích Vám představíme jednotlivé části závěrečné monitorovací zprávy projektu, který byl zaměřen na podporu prodlužování pracovního života osob starších 50 let, kteří patřili mezi skupinu nezaměstnaných. Projekt byl financován z Operačního programu Praha - Adaptabilita (OPPA) a byl implementován v roce 2015. Cílem projektu byla realizace vzdělávacích aktivit zaměřených na teoretické odborné znalosti v několika oborech, v nichž mohou nejvíce ohrožené skupiny nad 50 let věku uplatnit své dosavadní zkušenosti a následně bez potíží změnit práci a snadno provést kariérní restart.
Věříme, že předkládaný článek poskytne všem realizátorům projektů cenné informace a inspiraci při psaní vlastních monitorovacích zpráv. Informace lze využít pro všechny typy tzv. ”měkkých projektů”, neboli neinvestičních projektů, zaměřených zejména na oblast vzdělávání.
Obecná část monitorovací zprávy
I. Údaje o projektu a o příjemci
| Registrační číslo projektu | CZ.2.17/2.2.00/47253
|
| Název projektu | Podpora zaměstnávání lidí nad 50 let
|
| Příjemce | Life over 50 z.s.
|
| Typ zprávy | Závěrečná
|
| Datum vypracování zprávy | 31. 1. 2016
|
| Monitorovací období | 1. 4. 2015- 31. 12. 2015
|
| Zhotovitel zprávy | Projektový manažer projektu
|
| Datum zahájení realizace projektu | 1. dubna 2015
|
| Datum ukončení realizace projektu | 31. prosince 2015
|
Věcná část monitorovací zprávy
II. Realizace projektu
II.1 Realizované klíčové aktivity
| Číslo aktivity | 1
| Název aktivity | Příprava a organizace vzdělávacích aktivit, evaluace
|
| Období realizace aktivity* | 1. 4. 2015 – 31. 12. 2015
|
| Podrobný popis realizace aktivity |
Účelem této klíčové aktivity je zajištění nejdůležitější části celého projektu, a sice realizace vzdělávacích aktivit (pohovory s HR specialistkou a pracovním psychologem, odborná školení, školení měkkých dovedností, praktické stáže), resp. zajištění implementace dílčích klíčových aktivit projektu - Klíčové aktivity (KA) 2 – 5. Od spuštění projektu, tedy od 1. dubna 2015, proto členové realizačního týmu obstarávali vše potřebné pro zdárné zahájení vzdělávacích aktivit a nastavovali pravidla a kontrolní mechanismy, které umožní průběžně naplánované vzdělávací aktivity vylepšovat a doplňovat, aby co možná nejlépe odpovídaly potřebám a požadavkům školených pracovníků a nastavenému harmonogramu projektu.
Jak již bylo zmíněno ve Zprávě o zahájení realizace projektu, v prvních dvou měsících realizace projektu (duben a květen 2015) se členové realizačního týmu zaměřili především na zajištění bezproblémové realizace celého projektu, tedy na:
a) finální zajištění školitelů a mentorů, se kterými byla spolupráce předběžně dohodnuta;
b) zajištění prostor pro realizaci vzdělávacích aktivit především pro první skupinu zájemců, která se školí již od začátku května;
c) zajištění prostor pro realizaci pohovorů zájemců s HR specialistkou a pracovním psychologem;
d) finální dohoda o podobě a způsobu realizace odborných stáží;
e) uzavření všech nezbytných smluvních vztahů zastřešujících realizaci klíčových aktivit KA2-KA5;
f) zorganizování úvodních schůzek se zájemci o kariérní restart a zajištění veškerých potřebných úkonů nezbytných k jejich zapojení do projektu.
Duben 2015
V průběhu dubna 2015 došlo ke kompletnímu zajištění první vzdělávací aktivity (pozice Projektový manažer, u které školení začalo od května 2015) vč. odborných stáží a předběžnému zajištění dalších tří aktivit. Poslední zbývající aktivita byla finálně zajištěna v průběhu května 2015 (pozice Finanční poradce, pro kterou bylo nezbytné redefinovat koncepci i obsah, aby lépe odpovídal upraveným požadavkům potenciálních zaměstnavatelů).
Z hlediska obsahového, personálního i prostorového tak byly do konce května 2015 kompletně zajištěny podmínky pro realizaci všech vzdělávacích aktivit (školení i stáže), tedy klíčových aktivit KA3 a KA4.
Ihned začátkem dubna 2015 bylo rovněž nutné provést výběr předběžných zájemců o vstup do první školené skupiny. HR specialistka spolu s pracovním psychologem zajistili výběr účastníků do první skupiny a na konci dubna byla celá první skupina připravena ke školení.
Důležitým dubnovým úkolem byla také finalizace obsahové stránky vzdělávací aktivity na květen a sestavení harmonogramu školení a stáží pro první školenou skupinu (pozice Projektový manažer pro prvních 10 účastníků – druhá skupina následovala).
Květen 2015
V květnu 2015 se členové realizačního týmu věnovali:
- řízení vzdělávací aktivity Projektový manažer (zejména optimalizaci průběhu) – od začátku měsíce se rozběhlo školení pro prvních 10 zájemců o pozici Projektový manažer s tím, že některé drobnosti a nedostatky v náplni kurzu (snažíme se maximálně zohledňovat potřeby konkrétní skupiny), potažmo způsobu realizace, se dolaďovaly průběžně – díky získaným zkušenostem jsme však mohli školení pro druhou skupinu nastavit tak, že za celou dobu její realizace již lektor neměl důvod cokoli měnit (u školení pro druhou skupinu účastníků došlo ke změně v celkovém pojetí – více se zdůraznily individuální prvky vzdělávání, tedy samostudium a individuální konzultace na úkor přednášek);
- příprava vzdělávacích aktivit pro druhou skupinu zájemců o pozici Projektový manažer (obsah, věcná podoba, harmonogram, využití vzdělávacích prostor, podklady, samostudium, individuální konzultace, skupinové diskuse, pohovory, doporučená literatura);
- evaluace podoby pohovorů se zájemci (HR specialistka, pracovní psycholog) – na základě výstupů z prvních pohovorů od obou specialistů jsme pozměnili jejich koncepci tak, aby maximálně reflektovala způsob komunikace cílové skupiny, potažmo umožňovala plně využít kombinaci informací od zájemců se znalostmi a zkušenostmi pracovníků pro nalezení nejlepšího způsobu jejich budoucího uplatnění na trhu práce;
- přípravy prezentace projektu pro širokou veřejnost – v první fázi byla plánována výroba propagačních letáků a jejich umístění do některého z médií a také na jednotlivé Úřady práce pro jejich „klienty”;
- komunikace s organizacemi, s jejichž pomocí získává projekt zájemce o kariérní restart, potažmo komunikuje projekt cílové skupině – největší pozornost jsme logicky zaměřili na Úřady práce, které s cílovou skupinou projektu přímo komunikují a evidují zájemce o zaměstnání, tedy potenciální zájemce o účast v projektu;
- vyhledávání dalších zájemců o účast v projektu (cílem je oslovit maximální možný počet zájemců, kterým bychom umožnili připravit se na restart kariéry).
Červen 2015
V červnu 2015 jsme – v rozporu s původním plánem – spustili jediný vzdělávací program, a sice pro zájemce o pozici Technický pracovník. Důvodem pro tuto vynucenou změnu byl nedostatek zájemců o další nabízené posty (vhodné kandidáty pro pozici Technický pracovník jsme získali již dříve – ve spolupráci s externími partnery. Naopak instituce, které jsme považovali za potenciálně nejlepší dodavatele zájemců, tedy Úřady práce, zdaleka nenaplnily očekávání a z pohledu získávání zájemců v tomto období selhaly. Byť je třeba dodat, že na vině nejsou samy úřady, ale spíše jejich „klienti”, kteří sice proklamují zájem o zaměstnání, projekty, jež jim tuto možnost nabízejí, mnohdy ignorují – a jak prokázaly zkušenosti z další realizace projektu, i když se do nich zapojí (dobrovolně či povinně), nejsou příliš aktivní.)
Kromě nově spuštěného školení pokračovala rovněž vzdělávací aktivita Projektový manažer, kde začaly praktické stáže pro první desetičlennou skupinu školených.
V červnu 2015 se členové realizačního týmu věnovali:
1) evaluaci vzdělávacích aktivit, resp. analýze ohlasů z realizovaných školení a přenosu získaných informací do praxe, aby následující skupiny a další školení probíhaly co možná nejlépe a hlavně podle potřeb cílové skupiny (účastníků);
2) komunikace s Úřady práce, které s cílovou skupinou projektu komunikují a evidují zájemce o zaměstnání, tedy potenciální zájemce o účast v projektu – velmi rychle jsme zjistili, že s malým zájmem mezi potenciálními účastníky se nepotýkáme sami a zaměřili jsme…
