Monitorování průběhu projektu v rámci OP Lidské zdroje a zaměstnanost
1. Monitorovací zpráva projektů OP Lidské zdroje a zaměstnanost
V rámci monitorovací zprávy v systému BENEFIT je dobré věnovat se jednotlivým záložkám, žádnou z nich nevynechat. Zastavila bych se hned u jedné z prvních, kterou jsou monitorovací indikátory projektu. Jejich konečná hodnota je závazná a je zároveň zaznamenána v Rozhodnutí o poskytnutí dotace, resp. v jedné z jeho příloh. Průběžně je proto nutné hodnoty indikátorů aktualizovat a neopomenout i jejich slovní popis. Textové pole slovního popisu sice není povinnou položkou a lze proto i bez jeho vyplnění monitorovací zprávu finalizovat, ovšem projektoví manažeři, kteří se zabývají kontrolou zpráv, tento popis vyžadují. Indikátory zároveň musí být přímo navázány na klíčové aktivity projektu, jejichž průběh je zmapován v druhé části MZ, jež je jednou z povinných příloh (stejně jako ostatní povinné přílohy ke stažení v aktualizované podobě na http://esfcr.cz).
Vzhledem k tomu, že harmonogram navržený v žádosti o dotaci je taktéž zanesen do příloh Rozhodnutí, činí další závaznou část projektu. Je ovšem pochopitelné, že jednotlivé klíčové aktivity je nutné přizpůsobit specifickým potřebám podniku a jeho zaměstnanců – jejich pracovní vytíženosti či čerpání řádné dovolené v průběhu letních měsíců. Proto je nutné ho v rámci každé monitorovací zprávy aktualizovat dle skutečnosti, k čemuž nám slouží hlášení nepodstatných změn. To je součástí již zmíněné druhé části monitorovací zprávy. Postup je tedy následující – veškeré změny nahlásit a zároveň tyto změny promítnout do harmonogramu v první části MZ, tedy v systému BENEFIT.
Ve druhé části MZ nesmí chybět povinná publicita v záhlaví formuláře. Její podoba je přesně popsána v metodickém dokumentu D4 – Manuál pro publicitu[1]. Publicita musí být zároveň na veškerých povinných přílohách (předdefinované formuláře ji obsahují), včetně prezenčních listin a účetních dokladů. Na fakturách by přímo mělo stát: „Výdaj je financován prostřednictvím OPLZZ + registrační číslo projektu“. Pokud se vrátíme ke druhé části MZ, obecně má upřesňovat a doplňovat MZ v BENEFIT (1. část), proto je v ní více prostoru pro popis jednotlivých aktivit. Zároveň je tu prostor pro nepodstatné změny, které jsou v rámci projektů výzvy povoleny. Jedná se především o změny, které bezprostředně nemění Rozhodnutí. Jedná se především o již zmíněné změny harmonogramu, změny v rámci realizačního týmu projektu (změna z pracovní smlouvy na DPČ, atp.), dále pak přesuny finančních prostředků mezi jednotlivými kapitolami rozpočtu (maximálně o 15 %) či v rámci kapitol (neomezeně, avšak s dodržením jednotkových cen).
Naopak mezi podstatné změny patří nenaplnění jednotlivých klíčových aktivit, jejich záměna za klíčové aktivity jiné, stejně jako nedosažení monitorovacích indikátorů, resp. změna jejich konečné hodnoty. Mezi další patří navýšení členů realizačního týmu či větší zásahy do rozpočtu projektu. Obecně jsou to změny, které tzv. hýbou Rozhodnutím. Tyto změny musí být stvrzeny Dodatkem k Rozhodnutí o poskytnutí dotace.
Nejvíce problematickým v rámci monitoringu realizace projektů OPLZZ jsou výběrová řízení na dodavatele školicích služeb, případně dodávek vybavení. Ve výběrových řízeních se postupuje dle metodického pokynu D9 Metodický pokyn pro zadávání zakázek[2], který reflektuje novelu zákona o veřejných zakázkách, platnou od ledna letošního roku[3].
Nejčastějším problémem v rámci výběrových řízení bývá zvolené hodnotících kritérií. Ta jsou často nastavena diskriminačně, což vede k následnému krácení výdajů vzešlých z příslušného výběrového řízení – jeho neproplacení příjemci. Proto je doporučeno, se před vypsáním řízení, opravdu důsledně řídit stanovenými metodickými pokyny, případně konzultovat přímo s projektovými manažery v příslušné implementační agentuře (v případě výzvy č. 92 EDUCA III je jí Agentura pro podporu podnikání a investic CzechInvest).
2.…
