Dotace EU, audity a kontroly na místě v Operačním programu Průmysl a inovace pro konkurenceschopnost (OPPIK)

13.1.2 Dotace EU, audity a kontroly na místě v Operačním programu Průmysl a inovace pro konkurenceschopnost (OPPIK)

Bc. et Bc. Ondřej Homola

Získání dotace na projekt je většinou radostnou událostí, stejně tak může být příjemná i samotná realizace projektu. Méně radostnou částí je pak pozornost úředníků v podobě fyzické kontroly či auditu přímo na místě realizace projektu. Vzhledem k tomu, že dotační pravidla jsou často poměrně složitá a trocha nepozornosti či nedbalosti může vést k jejich porušení, což může mít za následek i významný finanční dopad (v extrémním případě až 100% odvod i s penále). Často jsou tyto skryté chyby odhaleny až při fyzické kontrole a vzhledem k tomu, že velká část kontrol je prováděna až ex post, tedy poté, co je projekt už realizován, případně proplacen, není už tyto chyby možno nijak napravit a finanční dopad je nevyhnutelný.

Na příjemce dotace může „přijít” kontrola z několika institucí, samozřejmě s různou pravděpodobností a četností:

• Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF),

• Evropský účetní dvůr,

• Nejvyšší kontrolní úřad,

• Platební a certifikační orgán,

• Evropská komise,

• Finanční úřad,

• Auditní orgán Ministerstva financí, odbor 52,

• Řídicí orgán (v případě OPPIK je to Ministerstvo průmyslu a obchodu) a jeho agentura API (Agentura pro podnikání a inovace)

Největší pravděpodobnost kontroly „hrozí” od posledních tří jmenovaných, a to v tomto pořadí:

1. Řídicí orgán, popř. jeho agentura – jedná se o primární kontrolní prvek, dle zásady že ten, kdo přiděluje peníze, také jejich využití kontroluje. Řídicí orgán a API kontroluje 100 % projektů on-line, jelikož většina dokumentace se předává v elektronické podobě v průběhu realizace projektu. Kontrola na místě poté znova kontroluje tyto dokumenty, spolu s dalšími, které se on-line nepředávají. Kontroluje také soulad elektronických kopií s originály na místě a hlavně faktickou realizaci projektu. MPO kontroluje na místě kolem 10 % všech projektů, vlastní výběr vzorku bude uveden níže.

2. Auditní orgán ministerstva financí – hlavní kontrolní orgán pro evropské dotace v ČR. Kontroluje řádově méně projektů (cca 2 %), nicméně kontroly jsou důkladnější.

3. Finanční úřad – kontroly zaměřené přímo na dotaci ze strany FÚ jsou řádově ještě méně časté a zaměřují se na kontrolu možného porušení rozpočtové kázně, což zakládá nesplnění některých dotačních podmínek. Nevýhodou je často odlišný náhled od obou výše uvedených institucí, který je odvislý od neporozumění a odlišného výkladu dotačních podmínek.

Kontrola na místě – obecně

Kontrola na místě se obecně řídí zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), v případě Finančních úřadů speciálními právními předpisy (vzhledem k menší četnosti kontrol dotací ze strany FÚ bude článek zaměřen zejména na kontroly Řídicím orgánem a Auditním orgánem).

V případě OPPIK se kontrola příjemci dotace nahlašuje zpravidla týden až 14 dnů předem, většinou příjemce dostane možnost se na termínu s kontrolory dohodnout. Poté je příjemci oficiálně datovou schránkou zasláno oznámení, které obsahuje zejména cíl, účel kontroly a seznam požadované dokumentace. Ten může být posléze doplněn či rozšířen. Většinou kontroloři požadují uzamykatelnou samostatnou místnost, kde si mohou v klidu připravenou dokumentaci prostudovat.

Přípravě je vůbec nutno věnovat velkou pozornost, neboť zde dvojnásob platí „těžko na cvičišti, lehko na bojišti”. Na zmateně pobíhající ředitele firem a účetní při shánění jednotlivých dokumentů až v den kontroly je pak totiž velmi tristní pohled a podobná situace je pak zejména pro kontrolované osoby velmi stresující.

S kompletací dokumentů je tedy třeba začít s náležitým časovým předstihem, aby bylo možno zajistit, že všechny materiály budou v den kontroly na správném místě. Ideální je rozdělit materiály do několika šanonů – výběrové řízení, žádosti o platbu, žádost a její přílohy atd. Důležitá je též kontrola zajištění povinné publicity, splnění indikátoru k naplnění a další zásadní skutečnosti. Doporučuje se projít bod po bodu Rozhodnutí o poskytnutí dotace a odškrtat si doložené splnění veškerých podmínek. V případě, že statutární orgán nemůže být přítomen, je nutno zplnomocnit kompetentní osobu k jednání s kontrolním týmem. Nicméně, přítomnost statutárního orgánu je zvláště u větších projektů doporučována.

V den příjezdu kontrolního týmu (většinou se jedná o 2 – 3 kontrolory) je zvykem připravit drobné pohoštění, standardem je káva, voda, případně běžné zákusky.

Kontrolní tým zahájí kontrolu předložením pověření, služebních průkazů a poučení kontrolované osoby, které zástupce kontrolované osoby podepíše. Poté je kontrola zahájena. Jako první si většinou kontrolní tým prostuduje předloženou dokumentaci. Pokud má nějaké upřesňující dotazy (to platí téměř vždy), doptá se zástupce příjemce, případně dalších osob (účetní, dotačního poradce, projektového manažera – přítomnost těchto osob je v den kontroly velmi doporučována), nebo si vyžádá další materiály. Poté většinou následuje fyzická obhlídka realizovaného projektu. V některých případech, u jednodušších projektů a v případě, že nedošlo k zjištění žádného pochybení, je možno kontrolu ukončit již před samotným odjezdem kontrolorů. V opačném případě pak zůstanou nějaké „resty”, které je třeba vypořádat a dovysvětlit. Tato fáze může trvat několik dnů až měsíců, záleží na závažnosti nejasností.

Poté dojde k ukončení kontroly, většinou zasláním návrhu zprávy, k níž má auditovaný subjekt možnost vznést námitky. Zpráva může být bez zjištění, případně obsahovat zjištění bez finančního dopadu, nebo s finančním dopadem. Pokud je kontrola před proplacením projektu, dochází po vyčerpání opravných prostředků zpravidla ke krácení, pokud je kontrola až po proplacení, je nález předán Finančnímu úřadu, který jej posoudí z hlediska porušení rozpočtové kázně, zpravidla potvrdí stanovisko kontrolorů a přistoupí k odvodu neoprávněně čerpané dotace.

Nejčastější chyby při kontrolách na místě

Nejčastější pochybení bývají jednoznačně při realizaci výběrových řízení, případně při určení velikosti podniku. Časté bývají též chyby při účtování majetku.

Specifika jednotlivých kontrol

Řídicí orgán

Řídicím orgánem je v případě OPPIK Ministerstvo průmyslu a obchodu (MPO), kde je má na starosti Odbor kontrol, nesrovnalostí a právní podpory (OKNM). Výběr projektů je prováděn statistickou metodou a odvíjí se od výše dotace: pokud je požadovaná výše dotace menší nebo rovna 10 mil. Kč, je provedena kontrola na místě minimálně u 5 % vzorku projektů. Je-li dotace vyšší než 10 mil. Kč a nižší nebo rovna 50 mil. Kč, je provedena kontrola na místě u 10 % vzorku projektů. U projektů se žádostí o dotaci vyšší než 50 mil. Kč musí být zkontrolováno minimálně 15 % vzorků.

Cíle kontroly jsou především následující:

• ověření existence osoby příjemce dotace a existence pořízeného majetku v rámci realizovaného projektu,

• posouzení kvality a stáří pořízeného majetku,

• ověření souladu provedení projektu s projektovou dokumentací/podnikatelským záměrem a fakturovanými položkami,

• posouzení skutečného využívání projektu (účelnost) a posouzení dostatečné publicity podpořeného projektu,

• ověření velikosti podniku.

Práva kontrolních pracovníků

Při provádění kontroly jsou kontrolní pracovníci oprávněni:

a) Vstupovat do objektů, zařízení a provozů, na pozemky a do jiných prostor kontrolovaných osob, pokud to souvisí s předmětem kontroly.

b) Požadovat na kontrolovaných osobách, aby ve stanovených lhůtách předložily originální doklady a další písemnosti, záznamy dat na paměťových médiích, prostředků výpočetní techniky, jejich výpisy a zdrojové kódy programů, vzorky výrobků nebo jiného zboží (dále jen doklady).

c) Seznamovat se s údaji tvořícími předmět obchodního tajemství, pokud souvisejí s předmětem kontroly.

d) Požadovat na kontrolovaných osobách poskytnutí pravdivých a úplných informací o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech.

e) Zajišťovat bezprostředně v odůvodněných a závažných případech originální doklady u kontrolované osoby, jejich převzetí kontrolované osobě potvrdit a ponechat jí kopie převzatých dokladů. V případě, že kontrolní pracovník nepřevezme originální doklad, nechá si od kontrolované osoby zhotovit kopii dokladu a potvrdit písemně na kopii kontrolovanou osobou, že kopie je v souladu s originálem.

f) Požadovat, aby kontrolované osoby podaly ve stanovených lhůtách kontrolnímu orgánu písemnou zprávu o opatřeních, která přijaly k odstranění nedostatků zjištěných kontrolou a jejich plnění.

Povinnosti kontrolních pracovníků

a) Zjistit při kontrole skutečný stav věci a kontrolní zjištění prokázat doklady. Kontrolu provést na vybraném vzorku dokladů, pokud není z kapacitních důvodů možno zkontrolovat všechny doklady.

b) Šetřit práva a právem chráněné zájmy kontrolovaných osob.

c) Předložit kontrolované osobě pověření ke kontrole, a požádá-li o to kontrolovaná osoba, též další dokument, který dokládá, že se jedná o osobu uvedenou v pověření ke kontrole.

d) Zajistit řádnou ochranu odebraných originálních dokladů proti jejich ztrátě, zničení, poškození nebo zneužití a předat neprodleně převzaté doklady zpět kontrolované osobě, pominou-li důvody jejich převzetí.

e) Pracovníci pověření ke kontrole podepisují prohlášení o mlčenlivosti a zároveň musí zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděli při výkonu kontroly a nezneužít znalosti těchto skutečností. Zbavit povinnosti mlčenlivosti může kontrolní pracovníky ten, v jehož zájmu tuto povinnost mají nebo ve veřejném zájmu vedoucího kontrolního orgánu. Tímto není dotčena povinnost oznamovat určité skutečnosti orgánům příslušným podle zvláštních předpisů.

Práva a povinnosti kontrolované osoby, tedy příjemce:

a) Požadovat po kontrolujícím předložení pověření ke kontrole a dalšího dokumentu, který dokládá, že se jedná o osobu uvedenou v pověření ke kontrole.

b) Namítat podjatost kontrolujícího nebo přizvané osoby.

c) Seznámit se s obsahem protokolu o kontrole.

d) Podávat námitky proti kontrolním zjištěním uvedeným v protokolu o kontrole. Vytvořit kontrolní skupině základní podmínky k provedení kontroly, zejména jsou povinny poskytnout jí součinnost odpovídající oprávněním kontrolních pracovníků.

f) Bez zbytečného odkladu, nejpozději však ve lhůtě stanovené kontrolním orgánem, přijmout účinná opatření k odstranění nedostatků zjištěných kontrolou.

g) Ve lhůtách stanovených kontrolním orgánem písemně informovat kontrolní orgán o přijatých opatřeních a jejich plnění.

Kontrola z MPO zpravidla žádá následující dokumenty, jsou-li relevantní:

1. výpis z obchodního rejstříku nebo živnostenský list (výpis z OR ne starší než 90 dnů);

2. průkazy totožnosti a případně ověřené…